Bereits 2025 treten neue Regeln für die elektronische Rechnungsstellung in Kraft, die die Art und Weise verändern werden, wie Unternehmen in der Europäischen Union Rechnungen ausstellen und empfangen. Dies ist ein Schritt nach vorn bei der Automatisierung und Rationalisierung von Buchhaltungsprozessen, der von den Unternehmen verlangt, sich an die neuen Anforderungen anzupassen. Welche Änderungen kommen auf uns zu und was müssen Sie tun, um sich vorzubereiten? In diesem Artikel erfahren Sie alles darüber.
Was sind elektronische Rechnungen nach den neuen Vorschriften?
Viele Unternehmen verwenden derzeit PDF-Rechnungen und glauben, dass sie bereits elektronische Rechnungen verwenden. Ab 2025 wird die Definition einer elektronischen Rechnung jedoch erheblich erweitert. Nach den neuen Vorschriften ist eine elektronische Rechnung ein Dokument:
- Elektronisch, was eine automatische Datenverarbeitung ermöglicht.
- Entspricht der EN 1631, die eine Dokumentenstruktur definiert, die das Lesen durch Buchhaltungssysteme erleichtert.
In der Praxis bedeutet dies, dass Formate wie XML oder eine Kombination aus PDF und XML verwendet werden müssen, die eine automatische Verarbeitung der Daten ermöglichen, anstatt sie nur auszulesen.
Warum werden die Änderungen vorgenommen?
Die Änderungen sind Teil einer Initiative der Europäischen Union, die darauf abzielt:
- Verbesserte Mehrwertsteuerberichterstattung – bessere Steuerkontrolle und größere finanzielle Transparenz.
- Automatisierung der Buchhaltungsprozesse – Vereinfachung der Aktivitäten, die mit der Ausstellung, dem Empfang und der Verarbeitung von Rechnungen verbunden sind.
Die neuen Lösungen sollen Unternehmen zu mehr Effizienz verhelfen und Fehler bei der manuellen Dokumentenverarbeitung reduzieren.
Wer ist von den neuen Regeln betroffen?
Die neue Verpflichtung gilt in erster Linie für B2B-Transaktionen (Business-to-Business). Es gibt jedoch einige Ausnahmen:
- Business-to-Consumer (B2C)-Transaktionen – hier können weiterhin die traditionellen Rechnungsformate verwendet werden.
- Rechnungen für kleine Beträge (bis zu 250 EUR).
- Fahrkarten.
Zeitplan für die Umsetzung der neuen Vorschriften
Die Umsetzung der neuen Vorschriften wird schrittweise erfolgen, damit sich die Unternehmen an die Änderungen anpassen können:
- 2025-2026 – Übergangszeitraum: Unternehmen können weiterhin herkömmliche Rechnungen im PDF- oder Papierformat verwenden.
- 1. Januar 2027 – verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 €.
- 1. Januar 2028 – alle Unternehmen müssen das neue Format verwenden.
Was müssen Sie tun, um sich vorzubereiten?
1. aktualisieren Sie Ihre Buchhaltungssoftware
Ein wichtiger Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Buchhaltungstools mit den neuen Anforderungen übereinstimmen. Die meisten modernen Systeme, wie z.B. Lex Office, arbeiten bereits daran, die entsprechenden Funktionen zu implementieren.
2. auf den Empfang von elektronischen Rechnungen vorbereitet sein
Für den Empfang von elektronischen Rechnungen im neuen Format sind keine komplizierten Schritte erforderlich – alles, was Sie brauchen, ist, dass Ihr System den Empfang von Dokumenten im XML-Format erlaubt.
3. Prüfen Sie, ob die Vorschriften für Ihr Unternehmen gelten.
Wenn Sie nur einzelne Kunden bedienen oder kleine Beträge in Rechnung stellen, sind Sie von den neuen Regeln möglicherweise nicht betroffen.
4. arbeiten Sie mit Ihrem Steuerberater zusammen
Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu den neuen Vorschriften haben, lohnt es sich, einen Experten zu konsultieren, der Sie durch den Anpassungsprozess begleiten kann.
Warum jetzt mit der Vorbereitung beginnen?
Auch wenn die Änderungen in weiter Ferne zu liegen scheinen, erfordert die Einführung neuer Vorschriften eine angemessene Vorbereitung. Indem Sie im Voraus Maßnahmen ergreifen, können Sie:
- Minimieren Sie das Risiko von technischen Problemen.
- Sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang zu den neuen Standards.
- Profitieren Sie von den Vorteilen der Automatisierung von Buchhaltungsprozessen.
Wie können wir Ihrem Unternehmen helfen?
Unser Unternehmen bietet Unterstützung bei der Anpassung an die neuen Vorschriften. Wir helfen Ihnen dabei:
- Auswahl und Implementierung einer geeigneten Buchhaltungssoftware.
- Schulungen für Ihr Team in der Verwendung der neuen Tools.
- Steuerberatungen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen konform ist.
Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte. Gemeinsam werden wir Sie bei der Umstellung auf ein modernes und automatisiertes Buchhaltungssystem begleiten.
Warten Sie nicht – bereiten Sie Ihr Unternehmen noch heute vor!
