Începând cu 2025, vor intra în vigoare noi norme privind facturarea electronică, care vor schimba modul în care întreprinderile din Uniunea Europeană emit și primesc facturi. Acesta este un pas înainte în automatizarea și eficientizarea proceselor contabile, ceea ce necesită adaptarea întreprinderilor la noile cerințe. Ce schimbări ne așteaptă și ce trebuie să faceți pentru a vă pregăti? Veți afla totul despre acestea în acest articol.
Ce sunt facturile electronice în conformitate cu noile norme?
Multe întreprinderi utilizează în prezent facturi în format PDF și cred că folosesc deja facturi electronice. Cu toate acestea, din 2025, definiția unei facturi electronice va fi extinsă în mod semnificativ. În conformitate cu noile reglementări, o factură electronică este un document:
- Electronice, care permit prelucrarea automată a datelor.
- În conformitate cu EN 1631, care definește o structură a documentului care îl face ușor de citit de către sistemele contabile.
În practică, acest lucru înseamnă necesitatea de a utiliza formate precum XML sau o combinație de PDF și XML, care permit prelucrarea automată a datelor și nu doar citirea lor.
De ce se fac schimbări?
Modificările fac parte dintr-o inițiativă a Uniunii Europene care vizează:
- Îmbunătățirea raportării TVA – un control fiscal mai bun și o mai mare transparență financiară.
- Automatizarea proceselor contabile – simplificarea activităților implicate în emiterea, primirea și prelucrarea facturilor.
Se așteaptă ca noile soluții să aducă companiilor o eficiență sporită și să reducă erorile rezultate din prelucrarea manuală a documentelor.
Cine este afectat de noile norme?
Noua obligație se aplică în principal tranzacțiilor B2B (business-to-business). Cu toate acestea, există unele excepții:
- Tranzacții între întreprinderi și consumatori (B2C) – aici, formatele tradiționale de facturi pot fi încă utilizate.
- Facturi pentru sume mici (până la 250 EUR).
- Bilete de călătorie.
Calendarul de punere în aplicare a noilor norme
Procesul de punere în aplicare a noilor reglementări va fi eșalonat pentru a permite întreprinderilor să se adapteze la schimbări:
- 2025-2026 – perioadă de tranziție: întreprinderile pot utiliza în continuare facturile tradiționale în format PDF sau pe hârtie.
- 1 ianuarie 2027 – facturarea electronică obligatorie pentru întreprinderile cu o cifră de afaceri mai mare de 800 000 EUR.
- 1 ianuarie 2028 – toate societățile vor trebui să utilizeze noul format.
Ce trebuie să faceți pentru a vă pregăti?
1. Actualizați-vă programul de contabilitate
Un pas esențial este să vă asigurați că instrumentele dvs. de contabilitate sunt conforme cu noile cerințe. Majoritatea sistemelor moderne, cum ar fi Lex Office, lucrează deja pentru a implementa caracteristicile relevante.
2. Fiți pregătiți să primiți facturi electronice
Primirea facturilor electronice în noul format nu necesită pași complicați – tot ce trebuie să faceți este ca sistemul dvs. să vă permită să primiți documente în format XML.
3. verificați dacă reglementările se aplică societății dumneavoastră
Dacă serviți doar clienți individuali sau facturați sume mici, este posibil să nu fiți afectat de noile norme.
4. Colaborați cu consilierul dvs. fiscal
Dacă aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la noile reglementări, este util să consultați un expert care să vă ajute în procesul de adaptare.
De ce să începeți să vă pregătiți acum?
Deși schimbările par îndepărtate, introducerea de noi norme necesită o pregătire adecvată. Luând măsuri în avans, puteți:
- Minimizarea riscului de probleme tehnice.
- Asigurarea unei tranziții fără probleme la noile standarde.
- Profitați de avantajele automatizării proceselor contabile.
Cum vă putem ajuta afacerea?
Compania noastră oferă sprijin în procesul de adaptare la noile reglementări. Vă ajutăm cu:
- Selectarea și punerea în aplicare a unui software de contabilitate adecvat.
- Formare pentru echipa dvs. cu privire la modul de utilizare a noilor instrumente.
- Consultări fiscale pentru a vă asigura că afacerea dumneavoastră este conformă.
Dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de asistență, vă rugăm să ne contactați. Împreună vă vom însoți în procesul de transformare către un sistem contabil modern și automatizat.
Nu așteptați – pregătiți-vă afacerea astăzi!
