Вже у 2025 році набувають чинності нові правила електронного виставлення рахунків-фактур, які змінять спосіб виставлення та отримання рахунків-фактур компаніями по всьому Європейському Союзу. Це крок вперед в автоматизації та впорядкуванні бухгалтерських процесів, який вимагає від бізнесу адаптації до нових вимог. Які зміни чекають на нас попереду і що потрібно зробити, щоб підготуватися? Про все це ви дізнаєтеся з цієї статті.
Що таке електронні інвойси за новими правилами?
Наразі багато підприємств використовують інвойси у форматі PDF і вважають, що вони вже використовують електронні інвойси. Однак з 2025 року визначення е-інвойсу буде значно розширено. Згідно з новими правилами, е-інвойс – це документ:
- Електронний, що забезпечує автоматичну обробку даних.
- Відповідає стандарту EN 1631, який визначає структуру документа, що полегшує його читання системами бухгалтерського обліку.
На практиці це означає необхідність використання таких форматів, як XML або комбінація PDF і XML, які дозволяють автоматично обробляти дані, а не просто зчитувати їх.
Чому відбуваються зміни?
Зміни є частиною ініціативи Європейського Союзу, яка має на меті:
- Покращена звітність з ПДВ – кращий податковий контроль та більша фінансова прозорість.
- Автоматизація бухгалтерських процесів – спрощення діяльності, пов’язаної з випискою, отриманням та обробкою рахунків-фактур.
Очікується, що нові рішення принесуть компаніям більшу ефективність та зменшать кількість помилок, що виникають при ручній обробці документів.
На кого поширюються нові правила?
Нове зобов’язання стосується насамперед транзакцій B2B (business-to-business). Однак є деякі винятки:
- Транзакції між бізнесом і споживачем (B2C) – тут все ще можна використовувати традиційні формати рахунків-фактур.
- Інвойси на невеликі суми (до 250 євро).
- Проїзні квитки.
Графік впровадження нових правил
Процес впровадження нових правил буде поетапним, щоб дозволити компаніям адаптуватися до змін:
- 2025-2026 рр. – перехідний період: компанії все ще можуть використовувати традиційні інвойси у форматі PDF або на папері.
- 1 січня 2027 року – обов’язкове електронне інвойсування для компаній з оборотом понад 800 000 євро.
- 1 січня 2028 року – всі компанії повинні будуть використовувати новий формат.
Що потрібно зробити для підготовки?
1. оновіть своє бухгалтерське програмне забезпечення
Ключовий крок – переконатися, що ваші бухгалтерські інструменти відповідають новим вимогам. Більшість сучасних систем, таких як Lex Office, вже працюють над реалізацією відповідних функцій.
2. будьте готові до отримання електронних рахунків-фактур
Отримання електронних інвойсів у новому форматі не вимагає складних кроків – все, що вам потрібно, це щоб ваша система дозволяла отримувати документи у форматі XML.
3. перевірте, чи поширюються ці правила на вашу компанію
Якщо ви обслуговуєте лише індивідуальних клієнтів або виставляєте рахунки на невеликі суми, нові правила можуть не торкнутися вас.
4. працюйте зі своїм податковим консультантом
Якщо у вас є питання або занепокоєння щодо нових правил, варто проконсультуватися з експертом, який допоможе вам пройти процес адаптації.
Навіщо починати готуватися зараз?
Хоча зміни здаються віддаленими, запровадження нових правил вимагає належної підготовки. Вживши заходів заздалегідь, ви можете це зробити:
- Мінімізуйте ризик виникнення технічних проблем.
- Забезпечити плавний перехід на нові стандарти.
- Скористайтеся перевагами автоматизації бухгалтерських процесів.
Як ми можемо допомогти вашому бізнесу?
Наша компанія пропонує підтримку в процесі адаптації до нових правил. Ми допомагаємо з:
- Вибір та впровадження відповідного бухгалтерського програмного забезпечення.
- Навчання для вашої команди, як користуватися новими інструментами.
- Податкові консультації, щоб переконатися, що ваш бізнес відповідає вимогам законодавства.
Якщо у вас виникли запитання або вам потрібна підтримка, будь ласка, зв’яжіться з нами. Разом ми проведемо вас через трансформацію до сучасної та автоматизованої системи бухгалтерського обліку.
Не чекайте – підготуйте свій бізнес вже сьогодні!
